Kasa on-line dla budowlanki powinna być przede wszystkim mobilna, poręczna, odporna na wstrząsy i elastyczna w komunikacji z internetem. Cena też ma znaczenie, ale nie warto się na niej skupiać. Kasa będzie przecież pracować w różnych warunkach, a o jej upadek czy uderzenie w warunkach budowy wcale nie trudno.
Zgodnie z ustawą o VAT od 1 lipca 2021 roku budowlanka traci prawo do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Wyjątek stanowią tylko te firmy, które zdecydują się wszystkie płatności od klientów przyjmować w formie bezgotówkowej. Ale i one „życie bez kasy fiskalnej” mogą przedłużyć jedynie do końca tego roku. Tak bowiem stanowią przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Już teraz zatem albo najdalej za kilka miesięcy wiele firm budowlanych w tym też kominkowych po raz pierwszy w swojej historii zacznie rejestrację sprzedaży swoich towarów i usług za pomocą tego urządzenia. I to od razu w formie on-line.
UWAGA!
Dotrzymanie terminu jest bardzo ważne – od spełnienia tego warunku zależy bowiem m.in. prawo do skorzystania z ulgi do 700 zł na zakup kasy online.
Ponieważ kasy fiskalne on-line nie są tanie, przed podjęciem ostatecznej decyzji dobrze byłoby dobrze rozpoznać nie tylko możliwości finansowe, ale i potrzeby swojej firmy. Warto również wiedzieć, jakie kasy fiskalne on-line oferuje rynek.
Wybór kasy on-line – na co zwrócić uwagę?
Firma kominkowa to firma usługowa, która swoje usługi świadczy w miejscu wskazanym przez klienta. Tak jak osoby pracujące w tej firmie, dlatego kasa fiskalna on-line powinna być mobilna. Musi też zapewniać dobre połączenie z Internetem niezależnie od tego, gdzie aktualnie firma świadczy swoje usługi. Jest to warunek niezbędny, aby uważać kasę za przydatną w firmie kominkowej. Zgodnie z przepisami, to właściciel musi zapewnić komunikację kasy z Centralnym Repozytorium Kas (CRK).
Mobilność i dobra komunikacja z siecią internetową to najważniejsze, ale nie jedyne cechy kasy fiskalnej on-line, która sprawdzi się w firmach kominkowych. Ze względu na charakter pracy i warunki, w jakich ona się odbywa, wybierając kasę, właściciel firmy kominkowej powinien uwzględnić także:
- odporność kasy na wstrząsy, pyły, warunki pogodowe itp. –
- pojemność bazy towarowej – ilość pozycji towarów i usług, które może wprowadzić do pamięci kasy i czytelność ich opisu (liczba znaków do wykorzystania);
- rozmiary i ciężar urządzenia – nie powinna sprawiać trudności w transportowaniu, a więc dać się schować do teczki, plecaka albo schowka w samochodzie;
- czytelność wyświetlacza i wydruku – nazwy produktów i cena powinny być dobrze widoczne zarówno dla użytkownika kasy, jak i klietna;
- wytrzymałość akumulatora i możliwość jego ładowania np. w samochodzie;
- możliwość rozbudowy/rozszerzenia funkcjonalności kasy;
- zasady przesyłu danych – okres przesyłu objęty kosztem zakupu urządzenia, okres w jakim będzie można korzystać z łącza po upływie tego terminu, warunki korzystania z sieci GSM innych operatorów, gdy nie ma sieć, która realizuje przesył nie ma zasięgu w danym miejscu;
- cena – droższa kasa będzie bardzie odporna na uszkodzenia, prostsza w obsłudze (np. szybka wymiana papieru), jej oprogramowanie będzie szybciej reagować na polecenia użytkownika, wyświetlacz i wydruk będą bardziej czytelne itp.
Co oferuje rynek?
Choć warunki pracy urządzeń w branży kominkowej są specyficzne, kasy on-line oferowane jej przez producentów to modele, z których korzystają też firmy z innych branż. Mają więc one właściwości i funkcjonalności niekoniecznie w firmach kominkowych przydatne. Na co zatem zwrócić szczególną uwagę? Naszym zdaniem do najważniejszych cech należą:
- rozmiary urządzenia i moc baterii;
- odporność na uszkodzenia,
- czytelność wydruku i wyświetlacza,
- baza towarowa,
- warunki przesyłu danych.
Rozmiary i moc baterii. Kasy fiskalne on-line oferowane firmom z naszej branży to przede wszystkim urządzenia mobilne. Mają niewielkie rozmiary i ciężar – najlżejsza waży niecałe pół kilograma. Łatwo dają się spakować do teczki bądź plecaka, a nawet do kieszeni. Co ważne, mają wytrzymałe baterie – niektóre kasy bez ładowania wydrukują nawet 8 000 tys. paragonów. Są też takie, które można naładować za pomocą łącza USB oraz takie, którym wystarczy ładowarka samochodowa.
Odporność na uszkodzenia. Niestety, choć większość kas mobilnych odporna jest na wstrząsy, tylko nieliczne zniosą działanie różnego rodzaju pyłów i zachlapań, a o te przecież na budowach nie trudno. Zazwyczaj łatwo wymienia się w nich papier – wystarczy wrzucić go do kasetki. Jeżeli to dla nas ważne, na rynku dostępne są modele umożliwiające obsługę w rękawiczkach. Trzeba jednak dopytać, czy na pewno są to rękawiczki, jakich używa się w branży budowlanej.
Czytelny wydruk i wyświetlacz. Najnowocześniejsze kasy mobilne uwzględniają także potrzeby klientów. Mają dwa wyświetlacze: na panelu głównym i „główce”. Dzięki temu pozycje wprowadzane na paragon widzi zarówno użytkownik kasy, jak i klient. Z myślą o jednych i drugich opracowano urządzenia z możliwością rozszerzonego produktu bądź usługi, bo do dyspozycji mamy aż 40 znaków.
Baza towarowa. Ważna dla części firm o szerokim spektrum usług i produktów może okazać się możliwość wprowadzenia do bazy towarowej szerokiego asortymentu produktów i różnego rodzaju usług. Oferta standardowa obejmuje najniższą z możliwych pojemność bazy, a za rozszerzenie o kolejne tysiące trzeba dodatkowo zapłacić. Aktualnie rynek oferuje mobilne kasy on-line z bazą towarową od 1 do kilku tysięcy pozycji i możliwością wydrukowania ich na jednym paragonie aż 100.
Warunki przesyłu danych do CRK. Z CRK kasy mobilne łączą się zwykle na więcej niż jeden sposób. W pakiecie zawsze jest możliwość przesyłu danych za pośrednictwem sieci GSM i WiFi. Niektóre urządzenia korzystają także z łącza Bluetooth albo USB (USB tylko wtedy, gdy kasa pracuje stacjonarnie).
W wersji standardowej w kosztach zakupu kasy sprzedawcy oferują niestety przesył danych za pośrednictwem sieci konkretnego operatora. Gdy będziemy poza jej zasięgiem, za korzystanie z sieci innych telefonii komórkowych będziemy musieli zapłacić. Jeżeli często pracujemy w miejscach, gdzie sygnał sieci realizującej przesył danych jest słaby, dobrze jest zakupić urządzenie z anteną zewnętrzną. Wzmocnimy w ten sposób odbiór sygnału i ograniczymy wysokość opłat na rzecz innych operatorów.
Gdybyśmy z CRK chcieli łączyć się, korzystając z sieci operatora, którego sami wybierzemy, w przypadku określonych modeli kas mobilnych jest to możliwe. Wystarczy, że sprzedawca wyposaży go w odpowiedni modem i kartę SIM. Będziemy jednak musieli za taką operację zapłacić. Na własny koszt będziemy musieli też zapewnić sobie łącze z CRK po upływie okresu, na który opiewa umowa zakupu urządzenia. A ten może być bardzo różny: od 3 do ponad 7 lat.
Elzbieta Amborska